Missions

Le Responsable du Département Administration Générale a pour mission de garantir la bonne utilisation des locaux dans le respect des normes de sécurité, des standards d'aménagement et des budgets alloués afin de contribuer au bien-être des collaborateurs.

Activités

 Assurer la gouvernance des différents pôles qui la composent

• Définir les actions prioritaires
• Analyser et adapter la répartition des tâches
• Assurer le bon fonctionnement de son équipe
• Animer, diriger et superviser l’équipe qui est sous sa supervision
• Evaluer les collaborateurs placés sous sa supervision

Gérer et suivre les budgets de la banque (Frais Généraux et Investissement) de façon à garantir le bon fonctionnement des moyens généraux

• Préparer et élaborer les budgets sur la base des besoins exprimés par les entités et des réalisations de l’exercice antérieur
• Contrôler et valider des factures reçues des fournisseurs et prestataires

Assurer la responsabilité des biens matériels et immobiliers

• Mettre en œuvre la politique immobilière pour les services centraux et pour le réseau
• Gérer l’ensemble des immeubles servant à l’exploitation ou hors exploitation (adjudications...) : acquisitions, ventes, gestion des baux, valorisation du patrimoine immobilier
• Gérer des projets techniques dans les immeubles centraux et les agences et, à ce titre, participer à la définition des programmes de travaux
• Mettre en place et gérer les moyens (interne et externe) nécessaires à la réalisation de ces ouvrages en assurant la maîtrise de la qualité, des coûts et des délais

Superviser la maintenance des installations techniques et assurer les contrats de fourniture d’énergie

• Entretenir les locaux d’exploitation et hors exploitation
• Entretenir les installations et équipements des bureaux et locaux techniques
• Suivre et maîtriser les énergies (électricité, eau, gasoil pour groupe électrogène…)
• Nettoyer les sites et gérer les espaces verts

Gérer la logistique : économat, matériels et moyens de fonctionnement

• Gérer le stock de consommables (demande d’achat, réception et distribution)
• Gérer les moyens de déplacement (parc automobile)
• Accueillir, installer et déménager le personnel expatrié ou bénéficiaire de logement de fonction
• Gérer les voyages (demandes de visas, règlement des perdiums)
• Gérer les abonnements (eau, électricité, téléphone, réseau et carburant)
• Gérer les espaces bureaux, salles de réunion et de formation
• Assurer la logistique (déménagements et arrivées des collaborateurs)

Assurer la gestion des contrats d’assurances et des déclarations de sinistres

• Déterminer les besoins et niveaux de couverture
• Suivre les contrats d’assurance, le règlement des primes et le renouvellement des polices
• Gérer les sinistres (identification et déclaration)
• Administrer les dossiers d’indemnisation

Suivre la gestion et la facturation du personnel intérimaire et prestataire

• Assurer le suivi de la facturation des prestations des intérimaires et du budget alloué
• S’assurer du renouvellement du personnel en fin de contrat

Superviser l’archivage, la numérisation et gestion des locaux d’archives (flux et destruction ou recyclage)

• Assurer le pilotage de la collecte et de l’archivage physique et numérique des documents conformément aux procédures et dispositions réglementaires qui encadrent les délais de conservation
• Organiser et suivre la communication des documents et la bonne tenue des locaux d’archives

Profil

• Bac + 4/5 en Sciences Economiques, en Gestion, en Finance, Contrôle de Gestion, Ingénieur
• Minimum 7 ans d’expérience dans un poste similaire
• Solides connaissances en gestion administrative et comptable
• Capacité à gérer et à coordonner des projets avec à l’appui des outils appropriés
• Maîtriser les règles comptables et administratives de la gestion des immobilisations
• Savoir faire preuve d’imagination et de créativité : dans la recherche de solutions et de gestion pour l’amélioration des conditions de travail des collaborateurs et dans l’administration des chantiers et divers travaux
• Avoir un sens élevé de l’éthique et de la déontologie professionnelles
• Capacité d'initiative
• Capacité d'organisation
• Rigueur et précision
• Capacité à communiquer
• Être orienté client
• Capacité à collaborer
• Capacité à transmettre son savoir
• Développement des collaborateurs

Veuillez envoyer votre candidature à ecoafrique@eco-afrique.com en précisant en objet l'intitulé du poste