ACTIVITES PRINCIPALES :
Le Secrétaire Standardiste est chargé d’accomplir les différentes tâches à caractère administratif relatives à la correspondance, à la documentation, aux prestations téléphoniques et à la gestion du temps du supérieur hiérarchique. Il est aussi chargé d’assister l’ensemble des collaborateurs dans les tâches de secrétariat et d’administration.
Le Secrétaire Standardiste a pour tâches :
-
Gérer la centrale téléphonique :
- Gérer les appels téléphoniques à travers la centrale ;
- Filtrer les appels ;
- Transmettre les communications ;
- Prendre des messages ;
- Renseigner toute personne qui le souhaite sur LuxDev et ses programmes.
-
Gérer les contacts externes :
- Accueillir les visiteurs et les orienter ;
- Accueillir les coursiers et faire les décharges ;
- Assurer la prise de rendez-vous.
-
Gérer le courrier, le classement et l’archivage :
- Traiter le courrier in et out comme stipulé dans le Manuel de LuxDev ;
- Envoyer et réceptionner des courriers rapides ;
- Classer / archiver les documents (informatique et physique) suivant le système en vigueur ;
- Gérer et suivre les envois par courrier express.
-
Exécuter la gestion administrative du bureau :
- Gérer les consommables (distribution aux collaborateurs, suivi stock, demande de réapprovisionnement) ;
- Gérer les produits d’entretien (suivi stock, demande de réapprovisionnement) ;
- Gérer la cafétéria (suivi stock, demande de réapprovisionnement…).
-
Assurer le secrétariat du Responsable administratif et financier :
- Relever les e-mails en l’absence du RAF.
- Informer le RAF pendant ses missions en fonction du degré d’importance et d’urgence des appels, du courrier et des mails.
-
Effectuer toute autre tâche confiée par le RAF, en relation avec sa fonction et ses compétences.
Profil
- Diplôme en BTS ou DTS en Secrétariat de Direction.
- 5 ans d'expérience dans un poste similaire.
- Connaissance et compréhension de la Coopération au Développement luxembourgeoise
- Connaissance et compréhension de la procédure Courrier
- Connaissance et compréhension de la procédure de classement et d’archivage
- Maitrise des logiciels Word, Excel et les outils collaboratifs O365
- Bonne maitrise de langue Française à l’oral et à l’écrit
- Flexibilité
- Intégrité, Discrétion
- Aisance relationnelle, Esprit d’équipe
- Respect
- Sens des responsabilités, Organisation, Planification
- Rigueur, qualité, sens du détail
- Esprit d’initiative
- Aisance et qualité relationnelle