Sous la supervision du Senior Officer, Tax & Admin, la Secrétaire-Réceptionniste devra assurer les activités de la réception et veiller à l'exécution de certaines tâches administratives. Il (elle) est responsable du bon fonctionnement de la réception.
Activités Principales :
- Gérer l’accueil des visiteurs physiques et les appels téléphoniques
- Accueillir et identifier les intervenants extérieurs (clients, visiteurs, coursiers, prestataires...)
- Répondre aux demandes d'informations
- Gérer l'accès aux locaux
- Filtrer les appels
- Transmettre les communications ou mettre en attente
- Gérer la distribution du courrier
- Renseigner toute personne qui le souhaite sur l'entreprise
- Mettre à jour le répertoire de contacts de l'entreprise
- Assurer de petits travaux de secrétariat (saisie de documents, suivi des rendez-vous ...)
- Assurer la préparation des salles de réunion
- Veiller au rangement de documents administratifs
- Analyser les factures des différents fournisseurs et en assurer la distribution
- Appuyer dans l'organisation des activités de bureau
- Assister le personnel pour les voyages/missions (ordres de mission, billets d'avion ...)
- Effectuer d'autres tâches administratives, au besoin
Profil :
- Licence en Gestion, Administration des Affaires ou équivalent
- Esprit d’initiative, proactivité
- Aisance et qualité relationnelle
- Intégrité et sens de la confidentialité
- Flexibilité et capacité à travailler ponctuellement sous pression
- Sens de l’organisation et de la planification