Missions
Sous la supervision du Directeur Général, l’Assistant(e) Exécutif(ve) est chargé(e) d’apporter une aide stratégique, assurer la gestion du planning du DG et procéder à des triages par importance des informations mises à sa disposition pour sélectionner les actions prioritaires entres autres.
Activités Principales
- Planifier les réunions d’affaires du DG en choisissant les lieux les plus indiqués.
- Réorganiser son agenda en tenant compte des imprévus professionnels ou personnels de celui- ci.
- Assurer une fonction d’intermédiaire entre le DG et les différents partenaires de l’entreprise.
- Recueillir et traiter les informations nécessaires et assurer le suivi des dossiers confiés.
- Communiquer par téléphone ou par courriers électroniques les renseignements à diffuser dans tous les services concernés.
- Organiser les dossiers demandés et effectuer des travaux de classement et d’archivage.
- Organiser les réunions, s’occuper des prises de notes et rédiger un PV pour le transmettre aux destinataires concernés.
- Suivre la réalisation des plans d’actions et rendre compte de l’évolution au DG.
- Encadrer et organiser les déplacements du DG à l’étranger ou sur le territoire national.
- Gérer le système de classement des documents reçus ou élaborés par la société.
- Suivre la transmission de tout document par la société aux destinataires concernés.
- Effectuer les réservations d’hôtel et de billets d’avion pour les collaborateurs et les partenaires de la société.
- Accueillir et informer les visiteurs.
- Approvisionner en fournitures de bureau et suivre l’utilisation pour justification éventuelle.
Profil
- Licence en Gestion, Administration des Affaires ou équivalent.
- Une expérience de 5 ans dans un poste similaire.
- Savoir gérer la confidentialité des informations et des données.
- Connaître l’environnement bureautique et maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants (Word, Excel, PowerPoint, internet).
- Maîtriser les méthodes de prise de notes et savoir rédiger des courriers, des documents administratifs simples.
- Savoir organiser et planifier ses activités.
- Savoir faire face aux situations d’urgence.
- Capable de travailler sous pression.
- Qualités d'expression orale et écrite.
- Rigueur et sens des responsabilités.