Missions

Vous serez chargé(e) du secrétariat des chargés de missions d’un pôle opérationnel du bureau.

Activités principales

Secrétariat et appui opérationnel :

• Enregistrer, traiter et diffuser des informations (courriers, mails, appels téléphoniques…) ;
• Organiser l’agenda collectif et prendre des rendez-vous en fonction des priorités ;
• Assurer l’accueil téléphonique et physique ;
• Tenir à jour le classement physique et électronique des pôles concernés ;
• Réaliser des travaux d’appui (photocopies, archivage, etc.) ;
• Assister les chargés de missions dans le suivi de dossiers liés à l’activité (appui à la réalisation des diligences LAB/FT, transmission de documents au pôle versements, courriers de relance aux contreparties, mise au propre des conventions avant signature,…) ;
• Mettre à jour des tableaux de suivi opérationnels ;
• Organiser la logistique de réunions ou séminaires et des événements de communication externe ;
• Scanner les courriers adressés au pôle, en particulier des dossiers d’appel d’offre, les demandes de versement, les requêtes et les documents originaux correspondant aux conditions suspensives des conventions de financement à adresser au pôle suivi des actes ;
• Veiller à la transmission des courriers sortants, les scanner pour archivage ;
• Appuyer l'assistante de projets dans l'activité d’archivage et de classement.

Organisation des missions et déplacements des membres de l’équipe et du siège :

• Élaborer les documents préparatoires : dossiers, ordres de mission, programme et RDV, etc… ;
• Procéder aux réservations nécessaires et à l'organisation des déplacements locaux ; s'assurer du bon déroulement et de la coordination de la mission ;
• Préparer les commandes et achats relatifs à ces déplacements en conformité avec les règles et procédures internes ;
• Participer à des missions de terrain en fonction des possibilités pour une meilleure implication dans la gestion des projets.

Appui à la correspondante CAMPUS du bureau :

• Diffuser des formations ;
• Organiser des sélections et transmission des dossiers ;
• Mettre à jour la base de données des Mastériens.

Communication et autres activités :

• Assurer l’intérim du collègue en charge de la communication ;
• Point focal cartographie ;
• Assurer l’intérim des autres assistantes en cas de besoin.

Profil

• Vous êtes titulaire d’un BTS en secrétariat ou d’un autre diplôme ;
• Vous justifiez d’une expérience professionnelle réussie de 03 à 05 ans dans un poste similaire ;
• Vous avez une parfaite maitrise du français (oral et écrit) et de solides capacités d’analyse, de rédaction, de synthèse ;
• Vous avez le savoir-faire en matière de mise en forme des courriers et classement des dossiers ;
• Vous avez une très bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Powerpoint) ;
• Vous avez de fortes aptitudes relationnelles, des qualités d’écoute et le sens de la communication et du travail en équipe ;
• Vous êtes rigoureux(se), ayant le sens de l’organisation, des priorités et du respect des procédures et des délais ;
• Vous êtes réactif(ve) et vous avez la capacité d’adaptation à des interlocuteurs différents et variant fréquemment ;
• Vous avez le sens de la discrétion et du respect de la confidentialité ;
• Vous avez la capacité à monter en compétence ;
• Vous avez une excellente présentation et des habilités protocolaires.